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Tanto si eres un completo novato como si ya has organizado más de un centenar de reuniones, siempre merece la pena revisar el proceso. ¿Cuáles son los principales pasos para organizar una reunión? ¿Cómo se prepara y dirige una reunión de negocios? ¿Cómo se dirige una reunión de negocios? ¿Cuál es el secreto de una reunión exitosa? Comet Meetings puede ayudar.
Los objetivos varían en función del tipo de evento que se organice.
Defina sus expectativas de antemano:
Aclarar el objetivo de la reunión antes de planificarla permite confirmar su pertinencia y optimizar su organización. Aumentará el valor de la reunión porque cada participante podrá centrarse en elobjetivo de la reunión y la reunión se vuelve más significativa.
La gestión de múltiples actividades y objetivos es una de las principales razones de la falta de productividad. Cuando organices tu reunión, asegúrate de que sólo se trate un tema central en el que los participantes puedan concentrarse. Le sugerimos que lea nuestro Guía "The Comethod". que ofrece 60 consejos para salvar sus reuniones.
Si se trata de una variedad de temas, asegúrese de que las salas y su distribución reflejen estos objetivos, es decir, salas para talleres, zonas más informales, espacios más confidenciales para estar de pie, espacios de isla o teatro.
Para que tu reunión sea eficaz y, sobre todo, para que los participantes no la consideren una pérdida de tiempo, es importante dirigirse a las personas invitadas. Dependiendo del objetivo de su reunión y del formato de la misma, puede invitar a más o menos personas. A veces es mejor invitar a un grupo pequeño para fomentar la participación activa. Si intenta invitar a demasiada gente, sus empleados pueden sentirse inútiles y, por tanto, no participar en sus debates.
Sea cual sea el tipo de reunión que se planifique, es importante poder estimar el número de participantes y, por tanto, pedir a cada invitado que confirme si va a asistir o no. La dinámica de grupo no es la misma en una reunión de 10 personas que en una de 50. También es probable que los debates varíen en función de la presencia de un determinado miembro del equipo. Si un invitado no está presente, parte de la reunión también podría acortarse o, por el contrario, ampliarse.
A la hora de planificar tu reunión, debes hacerte una pregunta importante: ¿este momento de intercambio requiere la presencia física de los participantes o puede hacerse a distancia?
Hoy en día, las reuniones en remoto son habituales. Permiten que los distintos participantes se reúnan sin limitaciones, ya que no es necesario desplazarse. Es una solución práctica cuando no es necesario reunirse en persona. Organizar una reunión en línea también puede ser práctico cuando sus locales no permiten que los participantes se reúnan en buenas condiciones.
Para algunas personas, todavía puede ser interesante reunirse. Si tus oficinas no te permiten acoger a tus participantes, también puedes alquilar un local por horas, un día o más. Es importante que el lugar que elijas sea coherente con la filosofía de tu empresa y la ambición de tu reunión. ¿Por qué elegir una sala austera y oscura cuando tu empresa es innovadora y está en crecimiento? Elije un entorno que se ajuste a tus ambiciones. Comet Meetings te ofrece ahora 5 espacis de reunionen París, 1 espacio en Bruselas con 29 salas de reuniones y 1 espacio en Madrid. Ofrecemos una amplia gama de salas de reuniones, todas ellas adaptadas a las nuevas formas de trabajo.
Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta muy utilizada en el entorno laboral para establecer una conexión directa entre las diferentes personas de un grupo de trabajo. Puedes, entre otras cosas, chatear, enviar diferentes tipos de archivos o programar reuniones, que es de lo que vamos a hablar ahora y que nos parece sumamente interesante.
Para crear una reunión en Teams, tiene varias opciones.
Tienes la opción de:
Un doodle es muy útil para proponer eventos a los grupos: los participantes pueden indicar si quieren asistir a un evento o no, proponer diferentes opciones, etc. Por ejemplo, si quieres organizar una reunión de equipo, puedes crear un doodle con diferentes fechas: los empleados votan por los días que pueden asistir y así puedes determinar fácilmente el mejor día para reunirse. Una vez creado el doodle, puedes enviar el enlace a los participantes para que puedan votar. Para crear un garabato, todo lo que tienes que hacer es ir a través de este enlace. Crear un garabato es gratis.
Es hora de poner fin a las reuniones que consumen tiempo y no tienen sentido y que se suman a un día ya de por sí ajetreado. Para ello, es importante centrarse en tres puntos importantes:
Elegir una fecha para una reunión nunca es fácil. Como organizador, debe sentirse cómodo con la fecha. Si fijas una fecha demasiado cercana, es posible que no estés preparado a tiempo y te sientas ansioso. Si fijas una fecha demasiado lejana, corres el riesgo de aplazar las cosas y no ser tan eficaz.
La franja horaria también es importante. Si está bien elegido, te ayudará a maximizar la atención y la concentración de los invitados. ¿Cuándo debes programar tu reunión? Hay una serie de razones por las que deberías evitar las reuniones después de la comida o al final del día. Después de la comida, a veces se produce un descenso de la concentración debido a la fase de digestión. Al final del día, es más probable que los participantes estén preocupados por salir del lugar de trabajo a tiempo que por llegar a la reunión para iniciar el debate.
La duración de la reunión también tendrá un gran impacto en la participación de su audiencia. Una reunión demasiado larga es un problema porque los participantes pierden interés. Por otro lado, una reunión demasiado corta puede ser ineficaz: los facilitadores pueden sentirse apurados, hablar demasiado rápido y precipitarse en su presentación. Generalmente se recomienda un formato de una hora, dependiendo de su agenda, por supuesto. Si quiere optar por un formato más largo, recuerda que debe prever descansos.
Toda reunión eficaz requiere un material de comunicación adecuado. La más sencilla y accesible es la presentación de diapositivas: una presentación de Power Point o Google Slides. Para captar la atención de los participantes, asegúrese de que las diapositivas sean claras y aireadas. Si el tipo de empresa en la que trabajas lo permite, no dudes en deslizar algunos toques de humor, ya que esto ayudará a que los participantes reaccionen y transmitan la información con buen humor.
Si decides celebrar tu reunión en una sala, prueba el equipo informático de antemano y no esperes hasta el último momento. El inconveniente de la tecnología es que a menudo nadie sabe cómo utilizarla. Para evitar frustraciones y sorpresas desagradables ese día, tómate un tiempo durante la organización de la reunión para probar el equipo u opta por soluciones intuitivas, accesibles y sencillas. Esto te ahorrará mucho tiempo y hará las delicias de todos los participantes. También te invitamos a leer nuestro artículo sobre El papel de la tecnología en una sala de seminarios.
El entorno, el espacio disponible, el equipamiento y las herramientas son elementos que hay que tener en cuenta a la hora de organizar su reunión. No hay nada peor en un día de seminario que unas sillas incómodas. Evita este clásico escollo eligiendo lugares con un equipamiento adecuado y cuidadosamente seleccionado. Si tus instalaciones no pueden acoger a los participantes en las mejores condiciones, recurra al alquiler de una sala de reuniones. Puede leer nuestro artículo sobre la elección y el alquiler de una sala de reuniones. el papel de los asientos en un seminario.
Ahora que ya ha definido el formato de su reunión y ha elegido entre una reunión presencial o una reunión en remoto, es importante analizar cómo se llevará a cabo. No puede invitar a sus empleados a su evento corporativo reunión sin tomarse el tiempo de organizarla adecuadamente. Para ello, es importante examinar la agenda. ¿Qué información hay que comunicar? ¿Cuáles son sus prioridades? ¿Tienen que transmitirse todas las comunicaciones en esta reunión? ¿Quién es el responsable de anunciarlos?
Lo ideal es anunciar el orden del día al principio de la reunión, por ejemplo con un resumen en la presentación. Para que la reunión se desarrolle sin problemas y puedas respetar el horario que has fijado, asegúrate de recordar las normas de funcionamiento. Por ejemplo, explique a los participantes si pueden hacer preguntas o si deben esperar hasta el final de la presentación. En una reunión en remoto, puede, por ejemplo, especificar que utilizará un chat escrito en lugar de hablar oralmente si esto te conviene. Las intervenciones de los distintos participantes pueden retrasarse rápidamente, por lo que es importante dejar claro a los asistentes cuándo pueden participar en el debate. También puede organizar una mesa redonda al final de su presentación.
La eficacia de una reunión siempre requiere tiempo de preparación. Tanto si diriges la reunión solo como si lo haces con varias personas, es importante ensayar unas cuantas veces o, al menos, dar a cada orador un tiempo preciso para hablar. Al conocer el tiempo asignado a cada orador, cada "facilitador" puede crear sus propias diapositivas u organizar su discurso.
Asegúrate de que mantienes el ritmo de las intervenciones permitiendo que cada participante hable. En una reunión, a veces es conveniente que un miembro organizador esté pendiente del reloj para alertar a un orador que se está pasando de tiempo.
Las reuniones son un buen momento para la reflexión en grupo, pero a menudo los socios no tienen la oportunidad de reunirse de manera informal. Puedes dar a tus participantes la oportunidad de reunirse de una manera diferente, por ejemplo, ampliando las horas de descanso. Estos pequeños gestos favorecerán la cohesión del equipo y los resultados de estas jornadas intensivas sólo pueden ser mejores.
Si tienes varias reuniones seguidas, como un seminario de un día, los participantes agradecerán que pienses en organizar una pausa para el almuerzo. No dudes en planificar una fiesta de cóctel al final del día o un afterwork.
Los regímenes alimentarios cada día son más complejos. Sería una pena que uno de tus participantes se viera privado de la comida porque es intolerante al gluten, alérgico a los cacahuetes o no come carne. Para evitar que esto ocurra, desde Comet nos adelantamos a las necesidades para saber de antemano cuáles son las especificaciones dietéticas de cada participante, así como la composición de las comidas. Fomenta los platos ligeros, ricos en nutrientes esenciales para la concentración, para que los asistentes puedan reanudar la jornada en las mejores condiciones.
Tanto si has elegido el formato de reunión online como el presencial, es importante que guardes un registro de tus conversaciones. Hay varias cosas que puedes hacer para conseguirlo:
No dudes en compartir tu informe con los miembros presentes, pero también con todas las personas ausentes, que no pudieron asistir a los intercambios por diversos motivos.
Organizar una reunión no es tan sencillo como se cree, pero aplicando algunas buenas prácticas, puede ser rápidamente más eficaz. Algunas reuniones de equipo o encuentros profesionales pueden merecer la pena si se organizan fuera de los lugares habituales. Un ejemplo es un seminario de empresa, que puede organizarse durante uno o varios días.
Las oficinas de tu empresa a veces no son adecuadas para recibir al público. Por esta razón, puede ser útil alquilar un espacio específico para tu próxima reunión. En Comet Meetings, ofrecemos diferentes paquetes para satisfacer tus necesidades. Podemos ayudarte a elegir su espacio de reunión, pero también podemos ofrecerte talleres o lugar de encuentro o seminario También podemos ofrecerte talleres o nuevas experiencias que favorezcan el bienestar y la concentración de los participantes. Puedes consultar nuestro oferta de team building para saber más.
En Comet Meetings, creemos en la inteligencia colectiva que se revela en las reuniones, y en el hecho de que 1+1=3. Nos ofrecemos a ayudarle a estructurar y facilitar su reunión con la ayuda de un experto. Ponemos a su disposición diferentes herramientas y soluciones a medida. Para descubrirlos, le invitamos a consulte nuestra página dedicada.
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Habrás organizado con éxito tu reunión si puedes comprobar que las expectativas de los participantes se han tenido en cuenta desde el principio hasta el final de la jornada del seminario. No dejes que tus invitados se vayan con un sabor amargo: pensando en su experiencia al detalle, podrás ofrecerles un día memorable.
