Estamos convencidos de que existe una ciencia del éxito de las reuniones, una manera de hacerlas realmente productivas, creativas y agradables. Un conjunto de reglas y consejos para multiplicar por diez el valor de esta inversión colectiva, para producir juntos sin destruir las energías individuales...
¡Queríamos sacudir las cosas, ofrecer una alternativa al statu quo! Exploramos la reunión de 360 grados para identificar las mejores prácticas en este ámbito. Mejores prácticas extraídas de nuestras experiencias personales como antiguos banqueros y consultores (que nos hicieron odiar las reuniones). Prácticas inspiradas en las empresas de más éxito (Google, Facebook, LVMH, McKinsey, etc.) que siempre van por delante en lo que se refiere a la productividad de las reuniones. Consejos de empresarios de éxito que nos inspiran a diario. Y, por último, las ciencias cognitivas y del comportamiento que arrojan luz sobre nuestra forma de pensar.
El entorno es uno de los componentes esenciales del éxito de una reunión. Con esto en mente, fundamos Comet Meetings en 2016. Lugares inspiradores para reuniones y seminarios que ofrecen un ecosistema de servicios para estimular la creatividad, la productividad y el bienestar de cada participante.
Para que estas mejores prácticas sean accesibles al mayor número de personas posible, las hemos reunido aquí en este Cométodo : el método colaborativo, o cómo tener éxito con varias personas. Consejos para seguir de antemano (para preparar las reuniones lo mejor posible), para aplicar el día (para sacarles el máximo partido) y para poner en práctica después (para que realmente conduzcan a algo).
Estos son los 5 consejos que salvarán tus reuniones:
1) ¡Para! ¿Realmente necesitas reunirte?
Los empleados pasan 8 horas a la semana en reuniones*. Tomemos una reunión típica de una hora, con 8 personas alrededor de la mesa: eso son 8 horas de trabajo productivo, o el equivalente a un día de trabajo para un empleado.
Pero al final, ¿realmente tiene que celebrarse esa reunión? Antes de cursar las invitaciones, asegúrate de que sabes de qué va la reunión (y de que no puedes zanjar el asunto con una simple discusión entre dos puntos).
* según un estudio de Barco y Circle Research
2) Cuidado con la opción "reunión recurrente"
Elon Musk (Tesla, SolarCity, SpaceX...) nos insta a deshacernos de las reuniones demasiado frecuentes, "a menos que tengamos que hacer frente a una emergencia trascendental". En cuanto la emergencia esté resuelta, la frecuencia de las reuniones debe reducirse. ¡Demasiadas reuniones matan la reunión! Limita el número de veces que te reúnes y maximizarás el valor y la utilidad de cada una de ellas.
3) El formato adecuado
No hay dos reuniones iguales (si lo son, es que aún no has aplicado nuestro consejo nº 2, bien hecho). Generar ideas, organizar, negociar... Cada reunión debe tener un objetivo preciso y, por tanto, un marco de trabajo adecuado.
Pregúntate cuál es tu objetivo. ¿Decidir? Prevé un comité de decisión. Elige un formato de conferencia. ¿Una lluvia de ideas? Opta por un taller de creatividad. Antes de organizar una reunión, piensa siempre en el resultado que quieres conseguir.
4) Invitación = información
¿La primera razón? No hay un orden del día ni objetivos fijados. Como resultado, no sabes por qué tienes que reunirte ni qué se espera de ti. Mercedes Erra (BETC) es capaz de cancelar una reunión en el último momento si no se ha preparado lo suficiente. Guillaume Pepy (SNCF) abandonó una reunión a los dos minutos porque pensaba que los objetivos eran demasiado vagos. Ouch.
Cuando envíes la invitación, comparte el orden del día y los documentos útiles para la reunión (con al menos 48 horas de antelación, sé amable). El objetivo estará claro y la gente podrá empezar a pensar.
*según un estudio de Wolf Management Consultants
5) Gracias a Dios es martes
¿Sigues en el carbón, o ya sueñas despierto con tu fin de semana? El día de la semana influye en el estado de ánimo y el nivel de implicación de los participantes.
¿El día ideal para reunirse? Las reuniones organizadas a primera hora de los lunes y a última hora de los viernes son las menos dinámicas. Por supuesto, esto hay que matizarlo: cada día de la semana crea un ambiente diferente, así que tenlo en cuenta a la hora de organizar una reunión altamente estratégica.
*según un estudio de Accountemps.
